Orígenes y clasificación de la auditoría de la información
Autores: Lic. María del Carmen Martínez Díaz y Lic. Ileana Armenteros Vera
RESUMEN
Se identifican algunas de las principales causas que propiciaron el
establecimiento de la auditoría de la información como práctica en la gestión
de información establecida en las organizaciones. Se expone cómo los estudios
de las necesidades de los usuarios y la ampliación de la función de la
auditoría interna fueron factores decisivos en el surgimiento, desarrollo y
posicionamiento de las prácticas de auditoría de la información en la
organización.
ABSTRACT
Some of the main causes of the establishment of
information audit as a practice in information management in the organizations
are identified. It is explained how the development of the studies of the
user's needs, as well as the extension of the function of the internal audit,
were decisive factors in the appearance, development and positioning of the
practices of information audit in the organization.
Key words: Information audit, management audit.
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que se cite adecuadamente el autor o los autores y su fuente original.
Cita (Vancouver): Martínez Díaz MC, Armenteros Vera I. Orígenes y
clasificación de la auditoría de la información. Acimed 2006;14(5). Disponible
en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci17506.htm [Consultado:
día/mes/año].
En la década de los años 90, en los círculos de profesionales de la
información de la academia mundial, comenzó a acrecentarse el interés por temas
relacionados con la auditoría de la información. A partir de este momento, esta
se empieza a promover como algo nuevo en las prácticas de la gestión de
información, establecida en las organizaciones. No pocos son los estudios sobre
el tema, y gran parte de la literatura publicada al respecto aborda este tema
desde el punto de vista del desarrollo de metodologías o modelos para
implementar estas prácticas, o refiere estudios de casos en los que se aplican
determinadas metodologías para realizar auditorías de la información con
diversidad de objetivos en las organizaciones.
Sin embargo, pocos autores han incursionado en la búsqueda de los orígenes
de la auditoría de la información, de la cual hoy se conoce que sus inicios se
remontan a la década de los 80, como una de las consecuencias del desarrollo
alcanzado por la gestión de información por una parte, y por otra, del nuevo
enfoque de la función de la auditoría contable.
Se pretende entonces, a partir del análisis de los planteamientos de reconocidos
autores en la literatura publicada sobre esta temática, lograr dilucidar los
orígenes de la auditoría de la información, determinar su clasificación en la
auditoría contable y su derivación en la función de esta.
Algunos antecedentes que han contribuido
al surgimiento y desarrollo de la auditoría de la información en las
organizaciones
Los primeros antecedentes de la función de la auditoría de la información
se sitúan entre finales de la década de los años 70 y principios de los
80. Elizabeth Orna, autora de uno de los libros más referidos en
este tema: Práctical Information Policies , afirma haber
realizado auditorías de la información a finales de los años 70, aunque en
aquel momento no utilizó este término. Según Orna, la primera
referencia al término se remonta a 1982 con Robert Taylor, el cual
en un documento de esa misma fecha establece que se trata de una “auditoria de
las actividades formales de la información” y sus efectos en la organización,
los beneficios y facilidades que proporciona a las personas en la realización
de sus trabajos.1
Taylor enfatiza en la importancia de entender qué hace la organización, su
historia, el lugar que ocupa en su industria y su porción de mercado. Para
conocer sobre sus clientes, compradores y público, y estar al tanto de las
dinámicas y la cultura organizacionales y cómo fluye la información en estas.
Concluye, que la auditoría debe convertirse en un análisis en proceso, de los
beneficios y costos de cada actividad fundamental. Pero no es hasta la segunda
mitad de la década de los años 90 que esta práctica toma auge en las
organizaciones.
En la literatura publicada, pueden identificarse algunos factores
existentes en las prácticas de la gestión de información que han incidido
directamente en el surgimiento y desarrollo de la auditoría de la información,
entre otros posibles. Se consideran entre los factores que permitieron el
surgimiento y desarrollo de la auditoría de la información, los siguientes:
- El desarrollo y proliferación
de los estudios de necesidades en el ámbito internacional en las décadas
de los años 80 y 90.
- El movimiento por la calidad y
reorganización del Sistema Nacional de Educación Superior de Australia,
que permitió que entre 1993 y 1995 se realizaran por el Consejo de
Bibliotecas Universitarias de Australia auditorías de la calidad en todo
el sistema universitario.
- El énfasis que ha tenido en los
servicios de información la contabilidad y el valor del dinero.
- El creciente interés de los
grandes negocios en valorizar sus recursos de información.
Al remitirnos al desarrollo de la ciencia de la información en la década de
los años 70 y principios de los 80, en las cuales Orna sitúa
las primeras prácticas de auditorías de la información,1 se encuentra que la función de los
estudios de usuarios evoluciona hacia el análisis de sus necesidades. Como se
conoce, las primeras referencias a los estudios de usuarios se remontan a 1916
en los Estados Unidos y estuvieron dirigidos al análisis d el uso de la
biblioteca.
A finales de la década de los años 40, el enfoque de los estudios de
usuarios cambia, y estos se orientan esencialmente hacia el uso de las fuentes
y servicios. Como referencias que marcan este nuevo enfoque se encuentran los
resultados de las investigaciones presentadas en la Conferencia de la Royal
Society Scientific Information de 1948, y en la Conferencia
Internacional de Ciencias de la Información celebrada en Washington en 1958.
Sin embargo, hasta mediados de la década de los años 70, todos estos estudios
se caracterizaron por su enfoque hacia los sistemas, más que a la conducta de
los usuarios. Entre estos estudios, se pueden referir los realizados entre los
años 1972-73, sobre las necesidades de información de los ciudadanos comunes en
Baltimore, Estados Unidos, un hito de las investigaciones a gran escala.
En 1979, Brenda Dervin desarrolla un modelo que vincula a
los residentes urbanos con las necesidades de información, y en 1981 se define
el concepto de necesidades de información; a partir de la década de los años
80, los estudios de usuarios derivan hacia los estudios de las necesidades,
cuyo objetivo se orienta hacia las necesidades de las personas. Se produce, a
partir de entonces, una proliferación de las investigaciones orientadas en este
sentido, y la década de los años 90 es un ejemplo de esto.
Es en este entorno que se encuentran las primeras referencias a las
prácticas de auditorías de la información. A partir de los años 90, estas
proliferan en diversas clases de organizaciones con los más variados
propósitos. Esto, según Orna, fue una de las razones por la que
pudo pensarse que la auditoría de la información surgió en esta década como
algo nuevo.
Según Henczel, los análisis de las necesidades constituyen la
antesala de las auditorías de la información, el esquema propuesto para llevar
a la organización de la gestión de información a la gestión del conocimiento
así lo plantea, al tomar como primera etapa el análisis de las necesidades de
los usuarios. Bajo el prisma de la auditoría de la información, Henczel los
define como un proceso por medio del cual los usuarios de la información se
encuestan sobre cuáles son las fuentes o servicios de información que requieren
para el desempeño de su trabajo2
La función de la auditoría de la información incluye la localización de
fuentes, servicios y sistemas que las personas necesitan para realizar su
trabajo, pero va un paso más adelante, al indagar cómo es que las personas
utilizan estos en la realidad, y su relación con los objetivos, los factores
críticos de éxito y las tareas, así como las actividades de cada área o grupo,
de acuerdo con los objetivos estratégicos de la organización. Posibilita la
localización e identificación de los recursos de información estratégica de la
organización –y la asignación de un nivel de significación estratégica– de los
flujos de información y los canales de comunicación formales e informales. En
el ámbito internacional, Australia, Inglaterra y Estados Unidos, entre otros,
son los países que más han aportado al conocimiento de las prácticas de la
auditoría de la información en las organizaciones.
El Movimiento por la Calidad que se iniciara en Australia
a finales de la década de los años 80, condujo a la reorganización de su
Sistema Nacional de Educación Superior, como una estrategia clave en su intento
de regeneración de la economía australiana. Entre 1993 y 1995, se realizaron
auditorías de la calidad para asegurar que esta reorganización ofreciera los
resultados deseados.
El Council of Australian University Librarians (CAUL) se transformó de
un grupo de lobby cerrado a un grupo de lobby abierto
(los grupos de lobby negocian o trafican influencias en
función de sus representados, sean de carácter político o económico, y puede
ejercerse a nivel nacional o transnacional con vista a favorecer a las
organizaciones que son sus clientes) y comenzó a trabajar directamente con
el Australian Vice-Chancellors Commitee (AVCC). El movimiento
por la calidad en las universidades australianas en el que participó CAUL fue
de carácter nacional de interés político, que tuvo el apoyo del gobierno.
El lobby realizado, a partir del conocimiento público de sus
objetivos de trabajo, buscó que las acciones se desarrollaran con fluidez, así
como influir en el escenario político australiano.
Las bibliotecas académicas australianas intensificaron durante este proceso
sus esfuerzos con respecto a la gestión de la calidad, y desarrollaron
auditorías a la par de todo el sistema universitario. Ellas contribuyeron
estadísticamente al surgimiento de un grupo de indicadores de desempeño, que se
incluyeron en el suplemento anual de la revista de la Australian
Academic and Research Libraries (AARL).
La Australian Library and Information Association (ALIA) y
la Australian Information Management Association (AIMA)
son las dos fuentes fundamentales de capacitación sobre los métodos de gestión
de la calidad para los bibliotecarios, la AIMA incluye entre sus servicios de
consultoría la auditoría de la información.
Un ejemplo de la introducción de estas prácticas son las guías
desarrolladas por la Office of Information Technology (OIT)
para la gestión de la información y la tecnología en las agencias
gubernamentales de Nueva Gales del Sur; estas se concibieron según el documento
titulado NSW IM&T Blueprint Strategy (Villardefrancos
Álvarez MC. Propuesta de un modelo integral para auditar organizaciones de
información en Cuba [Tesis para optar por el título de Doctor en Ciencias de la
Información]. La Habana: Facultad de Comunicación, Universidad de La Habana;
2005).
En el Reino Unido, las auditorias de la información se realizan hoy en un
amplio rango de negocios y organizaciones, desde firmas farmacéuticas, bancos y
servicios de salud, hasta organizaciones culturales y de caridad como los
museos. Según Orna, se vincula, entre otras causas, con el énfasis
que ha tenido en los servicios de información, la contabilidad y el valor del
dinero, y por otro lado, con el creciente interés de los grandes negocios en
valorizar sus recursos de información.
Inglaterra, considerada la “cuna de la auditoría”, es uno de los países que
más ha aportado al campo teórico y práctico de la auditoría de la
información. The Association for Information Management (ASLIB)
ha contribuido al conocimiento y desarrollo del marco teórico mediante sus
publicaciones.
Entre las firmas que incluyen servicios de auditoría de la información,
pueden mencionarse: Elizabeth Orna and Granham Stevens Associates, Peter
Gillman de la firma The Information Partnership, Graham
Robertson de Bracken Associates y la Oxbrow's TFPL.
En los Estados Unidos, la F1 Services, Inc, la Guy Sr. Clair de
InfoManage SMR International, la Information Management
Services Inc. de Morton Graves, situada en Illinois,
etcétera.
En otros países, como por ejemplo España, también la auditoría de la
información ha ganado un espacio destacado entre los temas que se discuten e
investigan actualmente en los bibliotecarios y sus organizaciones. Las firmas
de consultores DOC6 , Consultores en Recursos de
Información, e INFORAREA, una empresa especializada en la gestión y el
tratamiento de la información y la documentación, se destacan en este sentido.
Cuba, por su parte, no ha estado ajena a estas prácticas. El interés
despertado ha contribuido a su introducción paulatina en diversos escenarios,
fundamentalmente en el entorno de los servicios ofrecidos por las denominadas
consultorías. Un ejemplo de esto son los servicios de la consultaría BIOMUNDI,
que desde hace varios años incluye en su carpeta de ofertas la realización de
auditorías de la información para clientes que soliciten este servicio, así
como cursos y entrenamientos que actualizan a sus alumnos sobre el tema, con el
objetivo de introducir estas prácticas en las organizaciones cubanas. Asimismo,
la Consultoría de Tecnologías de la Información de La Casa Consultora DISAIC,
también incluye la auditoría de la información en sus ofertas.
Otro ejemplo del inicio de estas prácticas en este país es la actividad
realizada por el Departamento de Desarrollo Organizacional (antiguo PROINFO)
del Instituto de Documentación e Información Científica y Tecnológica (IDICT),
que ha creado una Guía para realizar auditorías a las organizaciones de
información, que se encuentren situadas o no en el ámbito empresarial y que
contiene un conjunto de indicadores generales referentes a la gestión, la
organización de los recursos de información, los productos y servicios de
información, el estado físico de las instalaciones y de la tecnología, así como
los recursos humanos y financieros.
Una investigación reciente sobre este tema, desarrollada por Villardefrancos
Álvarez, se refiere a una Guía de supervisión, elaborada por la
Dirección de Supervisión y Auditoría del Ministerio de Ciencia Tecnología y
Medio Ambiente, cuyo objetivo es establecer y precisar todos los aspectos que
son objeto del control ejecutado por las entidades autorizadas en dicho
Ministerio (Villardefrancos Álvarez MC. Propuesta de un modelo integral
para auditar organizaciones de información en Cuba [Tesis para optar por el
título de Doctor en Ciencias de la Información]. La Habana: Facultad de
Comunicación, Universidad de la Habana; 2005). Según esta autora, en esta
guía aparece la referida en el párrafo anterior; pero ella concluye que su función
no se corresponde con el objeto de la auditoría de la información y propone un
modelo para auditar organizaciones de información orientado a los procesos.
Según la opinión de varios especialistas, la práctica de las auditorías de
la información se encuentran apenas en los inicios de su desarrollo en Cuba y
se reducen fundamentalmente a servicios externos de consultorías y a
iniciativas de investigaciones académicas que no han logrado su generalización.
Se considera que estas prácticas deben formar parte del quehacer de las
organizaciones cubanas, como herramienta de la gestión de información
establecida y como proceso sistemático para identificar y evaluar la
información necesaria, perfeccionar el logro de los objetivos de los procesos
fundamentales de la organización e introducir mejoras en su gestión.
Además de los factores analizados anteriormente, existen otros que han
contribuido al desarrollo de la auditoría de la información en las
organizaciones, entre estos, pueden mencionarse: el desarrollo alcanzado por
las técnicas de dirección en las últimas décadas, las nuevas formas de
organización del trabajo en las organizaciones y el nivel alcanzado por las
tecnologías de la información y las comunicaciones a nivel global. Sin embargo,
es crucial para la introducción de estas prácticas como proceso de mejora de la
gestión en las organizaciones, los cambios ocurridos en la práctica contable,
en especial, la evolución de la función de la auditoría interna.
La auditoría de la información como
resultado del desarrollo de la auditoría interna de gestión
Los conceptos y objetivos que hoy guían las auditorías, eran casi
desconocidos hasta principios del siglo XX, aunque existen evidencias de la
realización de esta actividad por los hombres desde antes de nuestra era. Según
Miranda, estudios realizados en este contexto han demostrado que los orígenes
de las actividades de auditoría se remontan a la época de los Tolomeos. Datos
registrados en múltiples papiros de Zenón, encontrados en Egipto en 1952,
prueban su práctica entre los antiguos egipcios, por ejemplo, en el año 254
a.n.e. con el fin de inspeccionar y comprobar las cuentas.3
Según Meigs , desde tiempos medievales y hasta la
revolución industrial se realizaron auditorías para determinar si las personas
que ocupaban puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio,
actuaban e informaban los resultados de su labor de modo honesto. En los estados
feudales y haciendas privadas, una persona competente “oía” las rendiciones de
cuentas de funcionarios y agentes. En la era en que los registros contables del
gobierno se aprobaban solo después de una audiencia pública, las cuentas se
leían en voz alta. La palabra “auditor” cuyo significado original era “el que
escucha” proviene del vocablo audire el cual significa “oír”.4
Evidencias encontradas en documentos de la época permiten afirmar que a
finales del siglo XIII y principios del XIV en Inglaterra, se auditaban las operaciones de
algunas actividades privadas y las gestiones de algunos funcionarios públicos
que tenían a su cargo los fondos del estado o de la ciudad. Esto constituye el
primer antecedente histórico del nacimiento de la concepción moderna de la
auditoría.
En Inglaterra, según Riebold, surgieron las primeras
asociaciones locales para proteger la profesión de auditor; así se creó
el Institute of Chartered Accountants of England and Wales. En el
resto de los países de Europa, el auge de la auditoría fue más lento y se
asoció a un mayor retardo en la industrialización.5
Sin embargo, según Miranda, las causas fundamentales que
originaron el surgimiento de la profesión del auditor en la concepción más
cercana a la que actualmente se conoce fueron, en primer lugar, el desarrollo
de la revolución industrial a principios del siglo XIX, que trajo aparejado el nacimiento de
sociedades por acciones y el desarrollo de las grandes empresas y que
constituyen las otras dos causas que propiciaron el surgimiento y desarrollo de
la profesión del auditor.
La revolución industrial propició un rápido crecimiento de las empresas y
como consecuencia de este crecimiento, la separación entre la titularidad del
capital y la gestión de la empresa; así los propietarios comenzaron a utilizar
los servicios de gerentes a sueldo y se valieron cada vez más de auditores para
protegerse contra el peligro de fraude, tanto de los gerentes o administradores
como de los empleados. Hasta finales de siglo XIX, el objetivo de la auditoría estuvo
centrado fundamentalmente en la detección de fraudes y se orientó hacia los
aspectos contables.
No obstante, los objetivos de la auditoría continuaron su evolución a la
par del crecimiento y el desarrollo de la empresa, y en la primera mitad del siglo XX se produjo un cambio en la dirección
del trabajo de la auditoría hacia una nueva meta: determinar y opinar si los
estados financieros presentaban razonablemente la situación financiera y los
resultados de las operaciones.
En la década de los años 1940 a 1950, según Porter, se enfatizó
en la revisión del control interno empresarial como clave de la auditoría y
como consecuencia de esto, comenzaron a utilizarse con mayor frecuencia los
conceptos de muestreo. La búsqueda de fraudes, sin dejar de ser un objetivo de
auditoría, dejó de ser su objetivo más importante.6
La función de la auditoría interna y los objetivos de la empresa
evolucionaron en paralelo. En la medida que la empresa creció y se desarrolló,
los objetivos que la gerencia o dirección esperaban alcanzarse con la auditoría
interna en la empresa, y se alejaron del clásico policía.
Cuando el pequeño negocio comenzó a crecer, la vigilancia personal se hizo
difícil. El volumen y la complejidad de las operaciones aumentó y el
propietario o la dirección no podían tener un contacto directo con todas ellas.
Muchas empresas comenzaron a tener dependencias o divisiones en lugares
diferentes, situados a ciertas distancias de la central, y eso creó la
necesidad de un mayor control sobre estas, a partir de un organismo de la
propia empresa que se encargara de verificar si los activos estaban protegidos,
si la información que suministraban era fiable, si se seguían las políticas, y
si se cumplían los procedimientos establecidos, capaz de detectar y prevenir los
fraudes.
La segunda etapa en la evolución de la concepción moderna de la auditoría
interna, según Almela, comenzó con la creciente responsabilidad
asignada a la alta dirección empresarial con respecto a la confiabilidad de los
estados financieros publicados por sus empresas. Esto contribuyó a que las
empresas no solo necesitaran los servicios de auditores externos sino a que
muchas de ellas reconocieran la necesidad de efectuar exámenes para
complementar los trabajos de los auditores externos con personal de la propia
entidad, los auditores internos.7
Según Carmona González, las respuestas a una serie de
interrogantes pueden servir para ilustrar la necesidad del reconocimiento de la
función de la auditoría interna en la organización empresarial (Carmona
González M. La auditoría interna de gestión: aspectos teóricos. El caso
particular cubano [Tesis para optar por el título de Doctor en Ciencias
Económicas y Empresariales]. Huelva: Departamento de Contabilidad y Economía
Financiera, Universidad de Huelva; 1998):
- ¿Cómo puede saber la dirección
de una organización si el personal conoce sus funciones y las ejecuta
correctamente?
- ¿Cómo puede asegurarse que los
controles internos garantizan la consecución de los objetivos, la
protección de los activos y el uso más racional de los recursos?
- ¿Cómo sabe que la información
que utiliza para tomar decisiones es precisa y confiable?
- ¿Cómo se asegura la dirección
que se cumplan las políticas establecidas y que los controles garantizan
razonablemente el cumplimiento de las metas?
A partir de 1980, la función de los auditores internos se amplía. Según el
propio Carmona González, en los últimos años, la evolución de la
función de auditoría interna se ha caracterizado por el incremento progresivo
de su alcance y la inclusión de la evaluación del control administrativo y de
los niveles de economía, eficiencia y eficacia existentes en la utilización de
los recursos materiales, financieros y humanos, para contribuir por entero a
todo el proceso de control de la organización. De forma que su labor es más
preventiva, y favorece que en la mayoría de las ocasiones, los errores puedan
detectarse desde su origen y no retrospectivamente. La causa fundamental de la
rápida evolución es el reconocimiento y aceptación de esta función en el
sistema de control interno (Carmona González M. La auditoría interna de
gestión: aspectos teóricos. El caso particular cubano [Tesis para optar por el
título de Doctor en Ciencias Económicas y Empresariales]. Huelva: Departamento
de Contabilidad y Economía Financiera, Universidad de Huelva; 1998).
La función de auditoría interna se realiza tanto en el área contable como
en la organización empresarial, exista o no, “unidad de auditoría interna”, y
esto asegura la confiabilidad de la información para la toma de decisiones y
que la organización disponga de los controles administrativos indispensables
para saber si los procedimientos, instrucciones y políticas emanadas de la
dirección se cumplen.
La auditoría interna ocupa una función protagónica en el desarrollo de las
organizaciones, estas pueden ampliar o reducir el contenido funcional de la
auditoría interna y limitar su desarrollo al alcance e importancia concedida en
función de sus objetivos. En su desarrollo, asumió nuevas responsabilidades y
un mayor alcance, y esto exige a los auditores internos una mayor capacidad,
así como independencia mental; estos elementos han influido positivamente en la
tendencia actual, marcada por una estrecha cooperación entre auditores internos
y externos. La nueva función de la auditoría interna se basa en la
identificación y la gestión de los riesgos.
Entrevistas realizadas a directivos de empresas norteamericanas, que tienen
departamentos de auditoría interna, muestran algunas tendencias. La auditoría
interna debe:8
- Basarse en métodos para la
evaluación del riesgo que aseguren el crecimiento de la empresa y aporten
valor al accionista.
- Analizar hacia dónde se dirige
la empresa y obviar el enfoque tradicional consistente en describir
situaciones pasadas.
- Orientarse hacia la
determinación del grado de cumplimiento de las políticas y controles, y
por eso, no se adapta a la realidad de las empresas.
Clasificación de la auditoría de la
información en la auditoría contable
La función de la auditoría interna ha evolucionado a un ritmo acelerado y
esto puede constatarse en la definición que presenta el Institute of
Internal Accountants (IIA). La autoría interna es “Una actividad
independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para añadir
valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a
cumplir sus objetivos al aportar un enfoque sistemático y disciplinado para
evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control
y dirección”.9
Según Carmona González, el objetivo fundamental de la auditoría
interna consiste en el examen y evaluación permanente de los sistemas de
control interno para contribuir a su correcta aplicación. Si se considera el
alcance y responsabilidad que en nuestros días se atribuyen a la auditoría
interna, puede observarse que comprende la
ejecución de diferentes tipos de auditoría: financieras, operativas o de
gestión, informáticas y especiales (Carmona González M. La auditoría interna de
gestión: aspectos teóricos. El caso particular cubano [Tesis para optar por el
título de Doctor en Ciencias Económicas y Empresariales]. Huelva: Departamento
de Contabilidad y Economía Financiera, Universidad de Huelva; 1998):
La auditoría operativa puede abordarse en la literatura con diferentes
acepciones como: auditoria administrativa, auditoria de sistemas, auditoria de
métodos, aunque su denominación más frecuente en la actualidad es auditoría de
gestión. Carmona González define la auditoría interna de
gestión como el conjunto de elementos integrantes del proceso de auditoría de
gestión que se concatenan de forma ordenada y lógica, se ejecutan por auditores
internos y actúan como un subsistema del sistema de auditoría interna de la
organización. Su objetivo es ofrecer una evaluación independiente para
mejorar el control y grado de economía, eficiencia y eficacia en el uso de los
recursos; la observación de las disposiciones administrativas y legales
pertinentes y el logro de los objetivos.10
El desarrollo y ampliación de la función de la auditoría interna ha llevado
al punto en que las prácticas de auditoría han dejado de ser exclusivas de las
áreas contables y a que comprendan, en su objeto, funciones y áreas muy
diversas en las organizaciones.
Existe un grupo de auditorías fuera del área contable, dirigidas a alcanzar
una multiplicidad de objetivos. Ellas tienen rasgos comunes que permiten
incluirlas entre las auditorías de gestión o auditorías internas de gestión,
cuando la entidad auditada gestiona el proceso como un servicio para mejorar la
gestión y puede ejecutarse por auditores internos o externos. Según Soy
Aumatell, estas auditorías se asocian fundamentalmente a los activos
intangibles o inmateriales (la información, el conocimiento, la cultura
organizacional, etc.), que presentan una serie de dificultades adicionales para
su valoración. Estos tipos de auditorías parten de la idea del diagnóstico y
comienzan con la recopilación y análisis de los datos para evaluar problemas de
diversa naturaleza.11
Poseen un carácter preventivo y corrector. Se trata de garantizar que se
ejerza un control de los riesgos, que las actividades de la organización se
realicen en la forma prevista para evitar riesgos como no cumplir con las
políticas establecidas, con las disposiciones legales, con los tiempos para las
operaciones, toma de decisiones equivocadas, etcétera.
Constituyen procesos sistemáticos y periódicos, realizan un examen
sistemático de las actividades, o de un segmento de la empresa u organización,
en relación con objetivos específicos, con el fin de evaluar el comportamiento,
señalar las oportunidades de mejorar y realizar recomendaciones para su
perfeccionamiento, o favorecer la acción. Cuentan con una metodología poco
generalizada y estandarizada. Sus resultados se informan a la alta
dirección y se tratan mayoritariamente de auditorías de gestión o internas de
gestión.
Entre estas se encuentran las auditorías de formación, de calidad, del
marketing, de la comunicación, de los sistemas de información, de la cultura
empresarial, del conocimiento y la auditoría de información, entre otras.
Consideraciones finales
Como puede apreciarse, los orígenes de las prácticas de las auditorías de
la información en las organizaciones, se sitúan a finales de la década de los
años 70 y principios de los 80. En su surgimiento y desarrollo han incidido
factores de diversa índole, algunos de los cuales se encuentran en el área de
las ciencias de la información, como es el desarrollo alcanzado por los
estudios de las necesidades y otros en el ámbito de las ciencias económicas,
las nuevas formas de organización del trabajo, las tecnologías de la
información y las comunicaciones, etcétera.
Sin lugar a dudas, el desarrollo y proliferación de los estudios de las
necesidades de los usuarios en las décadas de los años 80 y 90 influyó
directamente en el nacimiento y diseminación de las prácticas de auditoría de
la información como herramienta de la gestión de esta, establecida en las
organizaciones en esas décadas.
En las ciencias de la información, las prácticas desarrolladas en los
estudios o análisis de las necesidades constituyen el precedente más cercano a
la función de la auditoría de la información, las cuales se asumen por esta en
el desarrollo del proceso. Pero la función de auditoría de la información es
mucho más amplia, va más allá de la identificación de necesidades de las
personas en cuanto a fuentes, servicios y sistemas, al constatar en la práctica
de la organización cómo es que estas personas utilizan los recursos que
disponen en función del alcance de los objetivos de la organización.
En el área de las ciencias económicas, el desarrollo y ampliación de la
función de la auditoría contable ha estado aparejado al desarrollo de las
organizaciones. La inclusión en la función de la auditoría interna, tanto del
área contable como la organización empresarial, fue un factor determinante para
el surgimiento y desarrollo de un conjunto de tipologías de auditorías, entre
las que se incluye la auditoría de la información. La auditoría de la información
clasifica como auditoría de gestión, aunque para determinadas tareas, esta se
inserta dentro de la tipología de la auditoría interna de gestión.
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